Saya ada mengirimkan satu email notifikasi penting sebelum ini kepada senarai list saya sebelum ini yang mana saya menyatakan bahawa saya memohon maaf jika ada sesiapa yang menghubungi saya di http://support.usahaniaga.com, tetapi tidak menerima jawapan daripada saya SEDANGKAN saya telah menjawab soalan - soalan tersebut.

Setelah diselidik, permasalahan ini sebenarnya berlaku adalah disebabkan SPAM filter yang dikenakan oleh sesetengah email provider terutama sekali email YAHOO yang menyekat penghantaran email daripada sistem script.

Saya telah membuat kajian dengan beberapa alamat email yang merangkumi Gmail, Hotmail, Yahoo, MSN etc dan saya dapati pengguna email dari provider YAHOO paling bermasalah untuk menerima email daripada sistem script.

Hal ini bukan terjadi kepada sistem saya sahaja, namun turut terjadi kepada penggunaan kebanyakan mana - mana script yang menggunakan fungsi menghantar email. Malah, kadang kala penghantaran email biasa pun boleh masuk ke dalam folder SPAM.

Jadi, nota ringkas yang ingin disampaikan disini adalah, jika anda menggunakan email Yahoo (ambil perhatian juga pengguna email lain) untuk menghantar apa - apa pesanan pada sistem, pastikan anda mengikut langkah - langkah berikut:

1. Selepas menghantar borang pesanan, email, contact system, helpdesk, pastikan anda login ke dalam email anda untuk mendapatkan email autoreply yang mungkin mengandungi no.tiket pesanan ataupun apa - apa jua email autorespon.
2. Semak INBOX anda. Pastikan anda menyemak dalam tempoh masa 15 minit selepas penghantaran pesanan anda tersebut.
3. Jika tiada lagi dalam tempoh 15 minit, PASTIKAN anda SEMAK folder SPAM anda. 99% kebarangkalian email masuk ke dalam folder SPAM adalah tinggi.
4. Jika ada, pastikan anda “whitelist” kan alamat email tersebut supaya dikemudian hari, anda tidak menghadapi masalah untuk menerima email daripada sistem dan juga si penghantar. Kalau tak tahu macam mana nak whitelist, layari ke http://www.freepatentsonline.com/help/topic/Whitelisting.html atau http://www.metacafe.com/watch/977137/how_to_whitelist_an_email/
5. Jika email daripada sistem tetap tidak diterima dalam tempoh selepas 24jam, anda perlu membina email baru yang menggunakan provider lain untuk menghantar ulang soalan anda semula.

Ada sesetengah pengguna yang kurang mahir, mereka akan mengganggap “si pemilik aka penerima pesanan” tidak menjawab soalan - soalan yang dikemukakan. Hal ini akan menyebabkan mereka “naik angin”, “naik minyak.. :P” dan naik segala macam naik.

Golongan seperti ini sebenarnya harus dididik untuk mendapat kefahaman penggunaan sistem yang betul. Walaubagaimanapun, timbul juga persoalan adakah golongan ini sanggup menerima didikan kerana walaupun syarat, terma dan arahan telah diletakkan, namun ia umpama TIDAK DIBACA oleh mereka. Adakah ini berpunca daripada gejala tidak suka membaca dalam masyarakat kita.. ataupun gejala “semua mahu cepat” sahaja tanpa mengikut prosedur dan penelitian yang betul?

Baiklah, sebagai seorang pemilik perusahaan online, saya amat syorkan anda untuk memasang sistem HELPDESK anda sendiri kerana dengan memasang sistem ini, anda boleh merekod pesanan - pesanan yang dikirimkan oleh si pengirim. Setiap kiriman mereka akan diberikan dengan nombor tiket ID Pesanan. Jadi, dengan mudah anda boleh merujuk kembali kepada pesanan mereka.

Sekiranya mereka “claim” atau menuduh anda tidak menjawab pesanan - pesanan mereka, anda boleh menyemak kembali nama mereka atau email yang mereka gunakan. Anda boleh memberikan rekod Nombor ID Pesanan tersebut kepada mereka untuk mereka semak kembali jawapan yang telah diberikan soalan yang dikemukakan.

Bagi saya, ini adalah perkara penting untuk memastikan anda menunaikan tanggungjawab anda. Kenapa? Si penghantar soalan boleh semak rekod soalan mereka telah dijawab ataupun tidak kerana mereka memperolehi no Tiket ID Pesanan. Anda pula boleh memastikan bahawa soalan - soalan yang dikirimkan mempunyai track rekod yang boleh anda gunapakai sama ada untuk membina FAQ, produk atau memberi bukti apabila anda dikatakan tidak menjawab soalan penghantar. Jadi, timbul keadaan menang - menang di sini (win win situation)

Sistem Tiket ID Pesanan ini berfungsi umpama resit yang menjadi bukti transaksi persoalan anda. Malah, jika anda tidak berkesempatan untuk online, anda mungkin boleh meminta rakan JV anda untuk menyemak soalan pada sistem helpdesk.

Oleh itu, kalau anda belum memasang sistem helpdesk di laman web anda lagi, pasangkan sekarang juga. Mungkin pada waktu sekarang anda merasakan tidak perlu kerana anda baru berurusan dengan beberapa orang sahaja. Namun, apabila anda terpaksa berurusan dengan berpuluh orang setiap hari, maka perkara ini perlulah diberi perhatian. Saya menguruskan helpdesk di support.usahaniaga.com dan juga menjadi team untuk 2 lagi helpdesk di pasaran luar. Jadi, banyak ragam dan kerenah manusia yang perlu diatasi seperti yang saya terangkan pada post lalu.

Kesimpulannya di sini, jika ANDA ingin mengirimkan persoalan pada mana - mana sistem helpdesk, pastikan soalan anda mempunyai tracking seperti no. ID pesanan anda setelah soalan dikirim untuk anda rujuk kembali soalan anda dalam tempoh yang dinyatakan. SALIN no ID tiket pesanan tersebut.

Jika ANDA sebagai pengusaha, jangan lupa untuk segera aplikasikan sistem heldesk untuk perniagaan yang anda jalankan. Percayalah, ia akan lebih memudahkan urusan anda.